Un sistema interno de denuncia de irregularidades debe ser seguro para los denunciantes, garantizar la confidencialidad y facilitar la gestión de las denuncias de forma segura y eficaz. Lee nuestros 6 consejos para implementar un sistema de denuncia de irregularidades que cumpla plenamente con los requisitos de la Directiva de la UE sobre Denuncia de Irregularidades y el proyecto de ley nacional.
Los denunciantes desempeñan un papel crucial al servicio de la sociedad y la organización al denunciar con valentía las conductas indebidas tanto en entidades privadas como públicas. Según el Informe a las Naciones (ACFE, 2020), se estima que las empresas pierden un promedio de alrededor del 5 % de sus ingresos debido a diversas formas de fraude. Por lo tanto, es fundamental enfatizar la importancia de fomentar una cultura corporativa saludable donde los empleados se sientan seguros y confiados al denunciar actividades ilegales y otras infracciones graves. Continúa leyendo para obtener más información sobre el proceso de implementación de un sistema de denuncia en el que los empleados puedan confiar.
¿Qué es el sistema de denuncia de irregularidades?
Un sistema de denuncia de irregularidades incluye procesos y procedimientos diseñados para permitir la denuncia anónima o confidencial de conductas indebidas a través del canal de denuncia designado por la organización. Si bien estos procesos pueden ser internos, las organizaciones también tienen la opción de adoptar un sistema de denuncia de irregularidades de un proveedor externo.
El sistema de denuncia debe contar con canales de denuncia de fácil acceso donde los denunciantes puedan presentar sus denuncias de forma anónima. Estos canales pueden incluir un sitio web para denuncias orales y escritas o una línea directa. La organización también debe implementar un procedimiento integral de denuncia, junto con otras directrices éticas que rijan el uso de los canales de denuncia. Este documento debe describir cómo funciona el proceso de denuncia, qué medidas se toman para prevenir represalias contra los denunciantes y cómo se utilizará la información para la mejora continua.
¿Cuáles son los requisitos legales?
La nueva Directiva de la UE sobre Denuncia de Irregularidades entró en vigor el 17 de diciembre de 2021. Para cumplirla, las organizaciones con más de 50 empleados y los municipios con más de 10.000 habitantes deben implementar canales de denuncia seguros y eficaces. Sin embargo, no todos los Estados miembros de la UE han incorporado aún la directiva a su legislación nacional.
Incluso si tu país aún no ha transpuesto la directiva, te recomendamos encarecidamente no esperar hasta el último momento. Animamos a las organizaciones a revisar proactivamente sus políticas de denuncia de irregularidades lo antes posible.
¿Cuáles son las características principales de un sistema de denuncia de irregularidades?
El objetivo de implementar un sistema de denuncia de irregularidades es brindar a los empleados la seguridad y confianza de que sus denuncias se gestionan con profesionalismo, sin exponerlos a represalias. Es fundamental que el sistema de denuncia de irregularidades se integre en el marco estratégico de la organización y complemente el código de conducta.
Un servicio de denuncia de irregularidades eficaz debe incluir las siguientes características clave, señalan los profesionales de recursos humanos Kairos, una plataforma de gestión laboral para asesorías:
1. El sistema de denuncia de irregularidades debe ser fácilmente accesible
Todos (no solo los empleados) deben saber cómo y dónde denunciar una conducta indebida. El proceso de denuncia debe ser sencillo, independientemente del canal elegido. Un buen ejemplo es un sistema de denuncia en línea con un sitio web intuitivo y accesible desde cualquier dispositivo, así como una línea telefónica de atención al cliente 24/7 o una función de denuncia verbal.
2. El sistema de denuncia de irregularidades debe ser seguro
La Directiva de la UE sobre Denuncias de Irregularidades estipula que los canales de denuncia deben ser seguros y confidenciales. Esto significa que solo las personas designadas y autorizadas pueden acceder a la información contenida en las denuncias, y que debe garantizarse la confidencialidad del denunciante y de todas las personas implicadas durante todo el proceso. Para mantener la confidencialidad, el sistema debe permitir la denuncia anónima. La plataforma digital también facilitará la comunicación bidireccional segura con el denunciante anónimo.
3. El sistema de denuncia de irregularidades debe cumplir con el RGPD
Otro requisito establecido en la directiva de la UE y las normativas nacionales sobre denuncia de irregularidades es que el sistema debe cumplir con el RGPD en lo que respecta al tratamiento de datos personales. Esto también aplica a toda la información incluida en el informe. Tras la sentencia Schrems II, las empresas europeas ya no pueden ampararse en el Acuerdo del Escudo de Privacidad para la transferencia de datos personales a terceros en Estados Unidos. Por lo tanto, es importante elegir un proveedor de sistemas de denuncia de irregularidades que almacene todos los datos en servidores ubicados dentro de la UE/EEE.
4. El sistema de presentación de informes debe ser eficaz y cumplir los plazos
Es importante que un sistema de denuncia de irregularidades sea fácil de usar para quienes recibirán, gestionarán y darán seguimiento a las denuncias. La Directiva de la UE sobre Denuncia de Irregularidades, al igual que el proyecto de ley polaco, estipula que los denunciantes deben recibir una confirmación en un plazo de siete días y una respuesta sobre el asunto y las posibles soluciones en un plazo de tres meses.
Gestión e investigación de denuncias entrantes de irregularidades
Es importante designar a una persona o departamento imparcial e independiente para recibir, analizar y revisar las denuncias de irregularidades. Se debe evitar cualquier conflicto de intereses (por ejemplo, si el destinatario aparece nombrado en la denuncia), por lo que, de ser necesario, se deben designar varias personas para diferentes funciones. La persona o departamento designado también es responsable de comunicarse con el denunciante, solicitar información adicional según sea necesario y proporcionar retroalimentación sobre el progreso del caso.
Implementa un proceso sencillo con acuse de recibo del informe en un plazo de 7 días (recomendamos un máximo de 1 a 2 días) y retroalimentación sobre el caso en un plazo de tres meses. La coherencia es esencial para garantizar que el sistema se perciba como justo e imparcial. Una solución fiable y segura es optar por un sistema digital de denuncias. Además, las organizaciones pueden considerar la integración de un sistema externo de gestión de casos para gestionar eficazmente las denuncias de los denunciantes.
Una vez recibido un informe, es importante decidir primero cómo debe proceder la investigación. Un sistema digital de denuncias facilita la creación de recordatorios y plazos para los casos y su remisión al departamento correspondiente de la organización. Este proceso automatizado facilita el cumplimiento de las directivas de la UE y las leyes nacionales de protección de los denunciantes.
Elegir un sistema de denuncia que incluya canales de denuncia tanto orales como escritos
Los requisitos para un sistema de denuncia de irregularidades y canales de denuncia varían ligeramente según el tipo de organización.
Hay excepciones que deben considerarse. Por ejemplo, los municipios pueden colaborar y compartir funciones de denuncia de irregularidades. Además, las empresas con menos de 250 empleados que forman parte de un grupo empresarial mayor pueden compartir parcialmente recursos con su empresa matriz para investigar denuncias de irregularidades. No obstante, es fundamental que los canales de denuncia permanezcan activos y operativos en las filiales.
Algunas organizaciones que operan en el sector financiero podrían estar obligadas a implementar canales de denuncia seguros, independientemente de su número de empleados.
La Directiva de la UE sobre Denuncia de Irregularidades, al igual que el proyecto de ley nacional, también enfatiza la importancia de facilitar el acceso a los canales de denuncia no solo a los empleados actuales, sino también a otras partes interesadas. Las organizaciones deben facilitar el acceso al sistema de denuncia de irregularidades a, entre otros, exempleados, solicitantes de empleo, becarios, voluntarios, contratistas B2B, proveedores, accionistas y personas en puestos de dirección y supervisión.
Para minimizar las barreras a la denuncia, se recomienda implementar múltiples canales de denuncia. Estos canales pueden adaptarse a las operaciones de la empresa. Por ejemplo, los empleados que realizan trabajo de campo podrían preferir una línea telefónica directa o la posibilidad de denunciar verbalmente, mientras que quienes trabajan remotamente pueden optar por presentar denuncias escritas a través de una plataforma digital de denuncia.
La importancia de informar y educar a los empleados
Un sistema de denuncia de irregularidades solo es eficaz cuando todos conocen al denunciante, saben cómo presentar una denuncia y cómo gestionar las denuncias recibidas. En otras palabras, se requiere capacitación y formación para todos los empleados y directivos. Para animar a los empleados a denunciar las infracciones, una organización podría necesitar trabajar continuamente en su cultura corporativa y educar a los empleados sobre la importancia de denunciar.
Un elemento crucial de este proceso es la implementación de una política antirrepresalias. No proteger a los denunciantes de represalias por conductas indebidas denunciadas puede exponer a la empresa a responsabilidades. Por lo tanto, es crucial abordar cualquier inquietud planteada por el denunciante sobre posibles represalias y definir claramente cómo se gestionarán estas situaciones.
Se recomienda la transparencia durante todo el proceso de denuncia de irregularidades y las investigaciones posteriores. Si bien revelar detalles excesivos sobre la investigación y las posibles soluciones no es necesario ni legal, compartir estadísticas anónimas sobre incidentes de denuncia de irregularidades es aceptable. Demostrar que el sistema de denuncia de irregularidades se utiliza activamente y funciona según lo previsto aumentará la confianza entre los empleados.
Monitoreo y mejora continua
Inicialmente, evaluar la eficacia de un sistema de denuncias puede ser un desafío. Basarse únicamente en el número de denuncias recibidas no es un indicador fiable. Si bien un bajo nivel de denuncias puede indicar problemas mínimos dentro de la organización, también puede indicar reticencia a utilizar el canal de denuncias por temor. El mejor enfoque es supervisar constantemente el proceso y analizar las tendencias y variaciones a largo plazo. ¿Qué podría estar causando un aumento o una disminución repentina de las denuncias? ¿Reciben algunos departamentos una cantidad desproporcionada de denuncias? Realizar una evaluación interna del sistema de denuncias periódicamente permite comprender mejor el grado de satisfacción de los empleados con él.
